Boletín GIRASOL 24

La Vicerrectoría de Investigación de la UCR desarrolla desde hace una dé;cada procesos de comunicación con sus unidades adscritas, el sistema nacional de ciencia y tecnología y la sociedad costarricense. Este artículo hace un repaso de las principales actividades y algunos de los logros alcanzados hasta ahora.

Un diagnóstico realizado en 1996 por una comisión de comunicación de la Vicerrectoría encontró que había desinformación interna y externa, fragmentación de la información, lentitud y burocracia, desmotivación en los investigadores (as), falta de claridad e información sobre las necesidades de los distintos públicos, carencia de estrategias de comunicación, desinteré;s de los medios de comunciación y actitud negativa de estos ante la Universidad de Costa Rica.

Para solventar algunos de estos problemas se hizo un aná;lisis de los procesos de comunicación y se elaboraron planes estraté;gicos en esa á;rea, se crearon nuevos medios e instrumentos de comunicación propios y se conformaron comisiones de comunicación que implementaron nuevos mé;todos de trabajo má;s horizontales y participativos.

Cada uno de estos pasos fue precedido de un aná;lisis de la comunicación institucional, de manera que los nuevos mecanismos no duplicaran actividades que ya realizaban otras instancias de comunicación de la Institución. Así mismo se establecieron formas de coordinación con otras oficinas e instancias relacionales con la comunicación institucional.

Medios de comunicación

Actualmente la Vicerrectoría de Investigación cuenta con un sistema de comunicación conformado por diferentes medios de comunicación cuidadosamente diseñados para atender las necesidades de los diferentes públicos de la Institución y del país.

Entre estos medios podemos citar el boletín Girasol impreso (creado en 1998), que trata a profundidad temas de interé;s para comunidad científica nacional, el Girasol digital (1998), el cual aparte de reproducir los temas del boletín impreso vía Internet, cuenta con una sección de Noticias que se actualiza semanalmente con los acontecimientos má;s relevantes en el campo de la investigación y tiene otras secciones que no se publican en el medio impreso.

Cé;sar Augusto Parral, Coordinador del boletín Girasol.

Ademá;s, desde 1999 se envía dos veces por semana a la comunidad de investigadores (as) la Cá;psula Informativa Girasol por correo electrónico, con información relevante que por su temporalidad debe ser divulgada de inmediato.

Por ejemplo becas, visitas de investigadores, pasantías, concursos para fondos, mesas redondas, charlas y otras. Estas informaciones tambié;n está;n disponibles en la pá;gina de Girasol digital. Anualmente se envían en promedio unas cien Cá;psulas Informativas.

Dependiendo del tipo de información, el mensaje se remite mediante el Microboletín Girasol impreso, el cual consiste en una hoja informativa para pegar en las pizarras de las distintas unidades acadé;micas y de investigación. Esta hoja tambié;n está; diseñada para enviarse por fax.

Luego de siete años de funcionamiento, el boletín Girasol se ha convertido en uno de los principales medios de comunicación para la comunidad universitaria.

En una encuesta realizada en el 2002 se les preguntó los acadé;micos qué; tipo de medios utilizaban para informarse sobre el acontecer universitario. En primer lugar señalaron las circulares de la Rectoría (65.8%), el boletín Girasol (32.4%) y el Semanario Universidad (32.4%) . Este dato es particularmente significativo debido a que el boletín Girasol es un medio especializado y no de interé;s general como el Semanario Universidad.

Aparte de esto, la Vicerrectoría edita o participa en la edición de folletos, documentos y otros materiales orientados a los distintos segmentos de su público meta. Algunas de las publicaciones son la Guía de Unidades de Investigación, memorias blibliográ;ficas, memorias de las jornadas de investigación, de las EXPO-UCR y de la Semana de la Vinculación, desplegables, discos compactos, videos y otros recursos.

Comisión de Comunicación

Aunque había venido funcionando desde antes, en 1998 la Vicerrectora de Investigación, Dra. Yamileth Gonzá;lez García, decidió crear una Comisión de Comunicación permanente que agrupara representantes de los distintos sistemas y unidades que forman parte de la Vicerrectoría.

Está; integrada por miembros (as) de la Unidad de Promoción, Sistema Editorial y de Difusión Científica de la Investigación (SIEDIN), Unidad de Transferencia de Tecnología (UTT), Sistema de Bibliotecas, Documentación e Información (SIBDI), Sistema de Estudios de Posgrado (SEP) y Oficina de Divulgación e Información (ODI) y la coordina el Director (a) de Gestión de la Investigación.

Esta Comisión busca fortalecer los procesos comunicacionales entre los funcionarios de la Vicerrectoría, informar y analizar temas científicos universitarios y extraordinarios de interé;s para los investigadores (as), consolidar y ampliar las relaciones de la UCR con los distintos sectores sociales y económicos, e incentivar alianzas estraté;gicas con el fin de incrementar el desarrollo de programas y proyectos beneficiosos para el país.

Vicerrectoría de Investigación, Universidad de Costa Rica

Tiene cuatro ejes importantes, en primer lugar actúa como una instancia de coordinación entre las distintas unidades a fin de evitar la duplicidad de esfuerzos de comunicación, define los criterios generales para la producción de medios e instrumentos de comunicación, asesora a las unidades de investigación y a los investigadores en sus relaciones con medios de comunicación y analiza las prá;cticas comunicativas internas y las publicaciones relacionadas con la investigación.

Información electrónica

Una de las á;reas que má;s se ha desarrollado en los últimos años es la comunicación vía Internet. Desde el año 2000 la Vicerrectoría de Investigación inició un proceso de modernización de sus plataformas informá;ticas para enfrentar los nuevos tiempos.

En los últimos años se ha trabajado en el diseño, producción y actualización de la pá;gina electrónica de la Vicerrectoría de Investigación y la pá;gina del boletín Girasol digital. El sitio tiene un diseño sencillo y amplia información sobre el quehacer de la Organización.

Tambié;n se han desarrollado pá;ginas electrónicas para actividades especiales como las jornadas de investigación, los festivales, las EXPO-UCR y la Semana de la Vinculación. Tambié;n se participó en una Comisión que reformuló el sitio electrónico de la Universidad de Costa Rica.

Por otra parte, constantemente se busca información que puede ser de interé;s para la comunidad de investigadores (as) en fuentes científicas especializadas o en medios de comunicación nacionales. Esta se procesa y se envía a las unidades de investigación en forma diferenciada según el tema de que se trate a travé;s de las Cá;psulas Informativas.

Capacitación

Se ha trabajado en actividades de capacitación y formación de las personas relacionadas con la comunicación en la Vicerrectoría de Investigación y con periodistas que cubren esta á;reas.

Se han realizado varios seminarios, cursos y talleres sobre calidad de vida en el trabajo, relaciones interpersonales, computación e Internet, comunicación y lenguaje, elaboración de pá;ginas electrónicas, conferencias especializadas y proyección de documentales sobre temas de investigación.

Avances

Acualmente la Vicerrectoría cuenta con un sistema de comunicación que ha logrado importantes avances. Dispone de un sistema de comunicación integrado y estable y con recurso humano especializado en comunicación social provisto de recursos té;cnicos que atiende las necesidades específicas de la comunidad de investigadores (as) y las de los públicos internos y externos.

Giselle García Pereira, responsable de las Cá;psulas Informativas Girasol

Asimismo mantiene relaciones consolidadas con algunos medios de comunicación y periodistas que dan a conocer temas relacionados con la ciencia y la tecnología. Actualmente la Vicerrectoría de Investigación es fuente de información periodística de los medios de comunicación nacionales y algunos regionales.

Esto se ha traducido, gracias al trabajo coordinado con la ODI, en un incremento significativo en la cantidad de informaciones que publican los medios de comunicación sobre ciencia y la tecnología.

Esta á;rea del conocimiento se ha convertido en un tema frecuente en la agenda informativa de los medios de comunicación, tanto internos como externos, incluyendo prensa, radio, y televisión.

A manera de ejemplo, durante la Semana de la Vinculación recié;n pasada se publicaron un total de 94 informaciones relacionadas con la actividad, 46 se transmitieron en televisión, 25 en radio y 23 en medios escritos nacionales. Esto sin considerar la información que se divulgó a travé;s de los medios de la UCR y de la Vicerrectoría de Investigación.

Como parte de este esfuerzo, desde hace varios años se elaboraron logotipos y desplegables de las unidades de investigación dentro de un concepto grá;fico unificado. A partir de ahí las unidades aplicaron los conceptos grá;ficos a su papelería, publicaciones y sitios en Internet.

En el á;mbito interno la comunicación ha incidido positivamente en la imagen de la Vicerrectoría ante la comunidad universitaria. La mayoría de las encuestas y estudios realizados sobre el desempeño de las instancias universitarias colocan a la Vicerrectoría de Investigación en los primeros lugares .

En general, las actividades comunicacionales han contribuido al fortalecimiento de la imagen de la UCR, lo que a su vez ha potenciado la presencia de investigadores (as) en espacios de opinión y aná;lisis de medios de comunicación. Frecuentemente son llamados a referirse a temas científicos o relacionados con el acontecer nacional e internacional.

Asimismo, se han incrementado las relaciones en el á;mbito comunicacional con las organizaciones que forman parte del Sistema Nacional de Ciencia y Tecnología y organizaciones afines, tales como el Ministerio de Ciencia y Tecnología (CONICIT), Consejo Nacional para Investigaciones Científicas y Tecnológicas (CONICIT), Academia Nacional de Ciencias y otras instituciones públicas y privadas.

Boletín Girasol de la Vicerrectoría de Investigación

Para desarrollar sus actividades de comunicación la Vicerrectoría cuenta hoy con bases de datos con amplia información sobre sus públicos meta. Ademá;s dispone de un amplio archivo fotográ;fico físico y digital de las principales actividades realizadas por las unidades acadé;micas de investigación y por la propia Vicerrectoría.

De aquí en adelante lo que queda es evaluar a profundidad lo que se ha hecho y definir las políticas, objetivos, y estrategias para los próximos años. Naturalmente todas las ideas y sugerencias son bienvenidas.

Universidad de Costa Rica. Encuesta de opinión en personal administrativo. Escuela de Estadística. San José;, Costa Rica, 2001.